“Presto e bene non vanno d’accordo assieme”. Ma come faccio quando non ho tempo?

Ecco come il principio ETTO ci aiuta a capire come prepararci alla guerra in tempo di pace.

Pensa a questa situazione: il fumo si diffonde, gli allarmi suonano, le persone urlano e corrono senza controllo. In quel momento nessuno ha più il lusso di leggere una procedura, ricontrollare un piano, chiedere un chiarimento. È lì che le decisioni si fanno rapide, spesso istintive. E spesso, proprio per questa ragione, non è detto che siano quelle ottimali.

Quando scatta un’emergenza, la variabile che diventa improvvisamente scarsa è il tempo. Al contrario, durante la preparazione all’emergenza (in esercizio) il tempo non manca, ma altri obiettivi da raggiungere nel breve termine ci fanno dire che “c’è altro di più importante”.

Qualche giorno fa, durante un corso di formazione per addetti antincendio riflettevo proprio su questo.

Il principio ETTO e la ricerca del miglior compromesso

Ogni sistema operativo – e le organizzazioni non fanno eccezione – oscilla su un equilibrio continuo tra efficienza (fare in fretta) e completezza (fare bene). Lo ha descritto bene Erik Hollnagel con il principio ETTO (Efficiency–Thoroughness Trade-Off): quando corri perdi la precisione. Se vuoi la precisione devi rallentare. Non possiamo avere entrambe le caratteristiche, la realtà dei fatti sarà sempre tra queste due estremità, spostata da una parte oppure dall’altra a seconda della situazione specifica.

La miglior offerta per un bando pubblico presentata con un secondo di ritardo sulla scadenza non vale più nulla.

Nel contesto della Gestione della Sicurezza Antincendio (GSA), si distinguono due momenti specifici, in ognuno dei quali questa tensione si manifesta chiaramente:

• La GSA in esercizio, cioè quando “le cose vanno bene”, quando non c’è emergenza, quando abbiamo tempo per riflettere.
• La GSA in emergenza, cioè quando “le cose vanno male”, il tempo non c’è più, non possiamo convocare una riunione per ascoltare il parere di tutti. La priorità è agire, subito, per limitare i danni!

Fatto salvo chi lavora in emergenza per professione, la maggior parte del nostro tempo la passiamo “in esercizio”. Potremmo quindi approfittare di questo momento per prepararci all’emergenza, ma non sempre lo facciamo.

E perché non ci prepariamo come dovremmo? Semplicemente perché il principio ETTO riguarda uno dei tanti Trade-Off (compromessi) che dobbiamo gestire tutti i giorni, e più volte al giorno.

Un altro tipico Trade-Off da gestire è quello tra Acuto e Cronico: preferiamo un’azione che ci dia un beneficio subito visibile, magari a scapito dei risultati a lungo termine, oppure guardiamo avanti per avere un beneficio duraturo ma lontano nel tempo?

La brutta notizia è che non possiamo gestire troppi compromessi assieme. Se cerchiamo di stare in equilibrio tra obiettivi a lungo e breve termine perdiamo il controllo del principio ETTO.

GSA e principio ETTO

La scelta del miglior compromesso è determinata dalle circostanze, dal contesto in cui viene presa (in modo più o meno volontario) la decisione:

• nella GSA in esercizio possiamo favorire la completezza, abbiamo il tempo necessario, possiamo provare in un ambiente sicuro (fail safe), ripetere una simulazione aggiungendo o modificando il contesto per capire le conseguenze ed imparare a gestire la variabilità. È quasi certo che in caso di emergenza gli eventi procederanno con una sequenza in qualche modo inaspettata. Possiamo però imparare a riconoscere i segnali e le variabilità che ci porteranno all’emergenza. In sostanza possiamo sacrificare un po’ di tempo per privilegiare la completezza.
• nella GSA in emergenza non abbiamo scelta. Dobbiamo privilegiare la velocità! Di conseguenza, dovremo sacrificare un po’ di completezza, correttezza ed efficacia. Ecco che, se in esercizio abbiamo già familiarizzato con queste situazioni, avremo meno difficoltà ad imboccare la strada giusta.

Questo ci porta a una conseguenza fondamentale: non possiamo pretendere completezza nel momento in cui è richiesto agire in efficienza. Ma possiamo preparare l’efficacia allenandola prima, quando il tempo c’è.

Non solo GSA

Parlando di GSA l’esempio è chiaro e, credo, condivisibile da tutti. Il principio ETTO si applica in tutti i contesti ma forse è più difficile da vedere, accettare e soprattutto sperimentare.

Anche per le attività ordinarie, se vogliamo imparare a gestire gli imprevisti dobbiamo saperli riconoscere e, per farlo, abbiamo bisogno di viverli in un ambiente sicuro.

Saper riconoscere le variabilità del lavoro quotidiano ci permette di capire dove il lavoratore scende a compromessi e, finalmente, capire cosa guida le sue decisioni nei momenti critici. Si, perché il Trade-Off avviene a tutti i livelli.

Se dall’alto (il blunt-end) si preparano le strategie a tavolino, dal basso, in prima linea (lo sharp-end) impara ad adattarsi alla variabilità acquisendo quella competenza che nessuno gli insegna ma che, nella maggior parte dei casi, gli permette di creare successo.

Addestrare la flessibilità, non il conformismo

Le persone sono quindi risorse fondamentali per la resilienza del sistema.

Nel contesto della GSA questo significa non limitarsi a prescrivere comportamenti, ma progettare condizioni di apprendimento reale, dove le persone possano:

• imparare a leggere i segnali deboli;
• gestire le ambiguità e la pressione di obiettivi contrastanti (“stai attento, ma fai presto”);
• sviluppare non solo la conoscenza teorica ma anche la capacità di prendere decisioni velocemente;
• imparare ad adattarsi alle variabilità quotidiane senza uscire dal perimetro della sicurezza.

In altre parole: non dobbiamo solo addestrare le persone a “seguire le procedure”, ma prepararle ad agire quando le procedure diventano inapplicabili, perché il contesto è caotico o il tempo è finito.

GSA: un’occasione per costruire resilienza organizzativa

Il DM 02/09/2021 dà oggi una cornice chiara per la gestione sistemica della sicurezza antincendio. Ma spesso viene ridotta a un adempimento documentale o a un insieme di esercitazioni formali.

Se invece lo leggiamo alla luce dei concetti di Safety Differently e del principio ETTO, la GSA può diventare uno strumento strategico per allenare la resilienza delle persone e dei gruppi.

Come?

• Progettando la formazione antincendio non come trasmissione di nozioni, ma come esercizio di gestione del tempo e dell’ambiguità;
• Simulando decisioni rapide e non perfette ma sicure, per allenare il giudizio sotto stress;
• Costruendo una flessibilità nella reazione alle variabilità di tutti i giorni, per evitare rigidità in emergenza.

Conclusione: agire bene in emergenza si prepara fuori dall’emergenza

In emergenza, le persone fanno ciò che hanno interiorizzato come possibile. Non c’è tempo per imparare.
La vera preparazione si fa in esercizio, quando possiamo permetterci la completezza.
Ma attenzione: la completezza non è solo rispetto della norma, è costruzione intenzionale della prontezza.

Se progettiamo comportamenti adattivi “in tempo di pace”, in emergenza avremo persone capaci di agire, non solo di eseguire.

E questa, forse, è la differenza più concreta tra una GSA formale e una GSA realmente efficace.